Privatlivspolitik

Privatlivspolitik for Danmarks Cykle Union
Opdateret 16/4-2024

Foto/Video
Danmarks Cykle Union (DCU) tilrettelægger og afvikler cykelløb inden for alle sportens discipliner. DCU dokumenterer, laver foto- og videooptagelser fra alle arrangementer forbundet er involveret i. Materialet kan efterfølgende blive brugt af DCU og forbundets samarbejdspartnere. Ved deltagelse i et eller flere af DCU's cykelløb accepteres ovenstående.

AI-Chatbot 
"På vores hjemmeside tilbyder vi en chatfunktion, leveret af GetKarla.ai, vores chatbot-udbyder. Denne funktion er skabt for at hjælpe dig med nemt at finde den information, du søger, og for at forbedre din brugeroplevelse. For at optimere chatfunktionens ydeevne indsamles og analyseres data fra interaktioner. Vi opfordrer derfor til, at du undgår at dele følsomme personoplysninger i chatten. Du kan læse mere om, hvordan vi håndterer og opbevarer data relateret til chatfunktionen, på følgende link: https://getkarla.ai/data-og-sikkerhed/"

Danmarks Cykle Unions dataansvar
Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.
Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser.

Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige
Danmarks Cykle Union er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger:
Danmarks Cykle Union
Brøndby Stadion 20, Idrættens Hus
2605 Brøndby
CVR: 22 56 65 12
Kontaktperson: konstitueret direktør Jens Erik Majlund
Telefonnr.: 43262802
Mail: dcu@cyklingdanmark.dk
Website: www.cyklingdanmark.dk

Behandling af personoplysninger
Vi behandler følgende personoplysninger:

1. Medlemsoplysninger:
   1. Almindelige personoplysninger:
      • Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse,
      • indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse.
2. Oplysninger om administrativt personale, trænere, tilknyttede idrætsledere og atleter:
   1. Almindelige personoplysninger:
      • Kontaktoplysninger som adresse, telefonnummer og e-mailadresse
   2. Andre oplysninger om tillidsposter, andre hverv i relation til Danmarks Cykle Union
      • Bankoplysninger
   3. Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
      • CPR-nummer
      • Helbredsoplysninger
3. I forbindelse med CyklingDanmark.CC
   1. Bruger og personoplysninger, præferencer, interaktion og lokation (ved samtykke)

Her indsamler vi oplysninger fra
Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:

• Offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn
• Klubber under Danmarks Cykle Union, Danmarks Idrætsforbund, Team Danmark og Antidoping Danmark, f.eks. oplysninger om klubskifter, karantæner og kursusdeltagelse, dopingsager, og sager ved Idrættens Højeste appelinstans.
• CyklingDanmark.CC App
  • Direkte fra brugeren ved oprettelse i app samt ved interaktion i app
  • Fra enheden, hvis brugeren har givet tilladelse til dette (f.eks. lokationsdata)

Danmarks Cykle Unions formål med behandling af dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

• Lovlige grunde til behandling er særligt:
• Danmarks Cykle Unions berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
• At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
• Behandling efter lovkrav
• Behandling med samtykke

Formålene:

• Formål med behandling af medlemsoplysninger:
• Danmarks Cykle Unions medlemshåndtering, licenshåndtering og resultatregistrering.
• Som led i Danmarks Cykle Unions idrætsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
• Opfyldelse af lovkrav
• Levering af varer og ydelser du har bestilt
• Administration af din relation til os

Formål med behandling af brugeroplysninger i CyklingDanmark.CC App

• Forbedring af bruger oplevelsen
• Mulighed for personalisering af indhold
• Statistik og analyse af brugeradfærd for konstant forbedring

Formål med behandling af oplysninger på administrativt personale, trænere, tilknyttede idrætsledere og atleter:

• Håndtering af trænernes og ledernes hverv og pligter i Danmarks Cykle Union
• Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser
• Opfyldelse af lovkrav
• Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende
• Administration af din relation til os

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser
I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

• Udøvelse af idrætsaktivitet, herunder udfærdigelse af udtagelser, resultatlister m.v.
• Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
• Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent, licens m.v.
• Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter
• Brug af situationsbilleder taget i Danmarks Cykle Union, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i Danmarks Cykle Union
• Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til DIF i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med idrætsaktivitet f.eks. deltagelse i mesterskaber, OL m.v.
• Da Danmarks Cykle Union er medlem af idrætsorganisationer, sker der videregivelse af oplysninger om ledere og træner til disse, for at ledere og trænere kan modtage information og aktivitets- og kursustilbud fra disse idrætsorganisationer
• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af Danmarks Cykle Union
• Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene
• Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

Samtykke:
Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.
Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.
Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.

Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.

Videregivelse af dine personoplysninger
I forbindelse med idrætsaktivitet sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse og resultater til relevante idrætsorganisationer.
Der sker videregivelse af oplysninger om ledere og trænere i relevant omfang til idrætsorganisationer, som Danmarks Cykle Union er medlem af.
Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af Danmarks Cykle Union, som ulønnet leder eller træner eller som lønnet leder eller træner:

Medlemmer:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:
Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til [5 år] efter kalenderåret for efter oprettelsen / dit seneste køb gennem medlemsdatabasen hvorefter oplysningerne slettes.

Administrativt personale, trænere, tilknyttede idrætsledere og atleter:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:
Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om.
Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i [5 år] efter arbejdet er ophørt.
Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, ledere og trænere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

Dine rettigheder
Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

• Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
• Retten til indsigt i egne personoplysninger
• Retten til berigtigelse
• Retten til sletning
• Retten til begrænsning af behandling
• Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
• Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os.   
Vores kontaktoplysninger finder du øverst.
Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken
Vi forbeholder os retten til at ændre i denne privatlivspolitik fra tid til anden.
Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret.
Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.